Häufig gestellte Fragen

1. Beitragseinreichung

1.1 Wie und bis wann müssen die wissenschaftlichen Beiträge für die Tagung in Berlin 2008 eingereicht werden?

Wissenschaftliche Beiträge können bis zum 15. November 2007 unter http://www.dpg-tagung.de/b08/submission.html eingereicht werden.
Die Konferenzsprache der Tagung in Berlin ist englisch. Beiträge können selbstverständlich auch in deutscher Sprache eingereicht werden.

1.2 Ist man mit der Beitragseinreichung automatisch für die Tagung als Teilnehmer/in angemeldet?

Nein, im Zuge der Beitragseinreichung wird man nicht automatisch als Teilnehmer für die Tagung registriert. Hierfür steht eine separate Teilnehmerregistrierung unter https://www.dpg-tagung.de/b08/registration.html zur Verfügung.

1.3 Wie kann man sicherstellen, dass ein Beitrag ordnungsgemäß übertragen wurde?

Es ist wichtig, die Schritte zur Beitragseinreichung vollständig zu durchlaufen. Das System erzeugt am Ende eine Bestätigung auf dem Bildschirm und versendet zusätzlich eine E-Mail. In dieser Bestätigung ist auch eine Seriennummer enthalten, die bei eventuellen Nachfragen bitte immer angegeben werden muss, um den Beitrag schnell und eindeutig in der Datenbank zu lokalisieren. Das alleinige Erstellen einer Testformatierung eines Beitrags bedeutet noch keine Einreichung im System.

1.4 Wer hilft mir bei technischen Fragen zur Beitragseinreichung?

Lesen Sie bitte zunächst die Hinweise durch, die auf der Einstiegsseite der Beitragseinreichung unter http://www.dpg-tagung.de/b08/submission.html stehen. Sollten dann weitere Fragen auftauchen, wenden Sie sich bitte an Herrn Dr. André Wobst per E-Mail () oder Telefon (+49-(0)700-83742635 - aus dem Festnetz der Deutschen Telekom fallen Gebühren bis zu 0,12 Euro pro Minute an. Informieren Sie sich bei Ihrer Telefongesellschaft über die anfallenden Gebühren beim Anruf einer 0700-er Nummer).

1.5 Wer hilft mir bei inhaltlichen Fragen zur Beitragseinreichung?

Wenden sich sich an den/die Fachverbandsleiter/in, den/die Leiter/in des Arbeitskreises oder den/die Organisator/in des jeweiligen Symposiums.

1.6 Welche Beitragstypen gibt es und wie kann man Beiträge speziellen Typs einreichen?

In der Regel werden in den einzelnen Bereichen Einreichungen von Kurzvorträgen und Postern akzeptiert. Die inhaltlichen Organisatoren (siehe Frage 1.5) legen fest, welche Beitragstypen im jeweiligen Bereich zur Einreichung freigegeben werden. Unter Umständen werden spezielle Einladungen zu Beiträgen anderen Typs (beispielsweise Hauptvorträge) durch E-Mail-Einladungen verteilt oder es wird vereinbart, dass öffentlich freigegebene Beitragstypen zur Einreichung verwendet werden sollen und die Organisatoren ändern den Beitragstyp nachher manuell. In manchen Bereichen wird die endgültige Einstufung der Beiträge in Beitragstypen auch in einem Review-Prozess organisiert (beispielsweise für Gruppenberichte und/oder Fachvorträge). Unter Umständen finden sich weitere Informationen zu den Beitragstypen auf den Webseiten des entsprechenden Bereichs.

1.7 Gibt es Post-Deadline-Sitzungen und wie kann man daran teilnehmen?

In einigen Bereichen sind Post-Deadline-Einreichungen möglich, aus denen dann eine Post-Deadline-Sitzung zusammengestellt wird. Näheres dazu legen die inhaltlichen Organisatoren (siehe Frage 1.5) fest. Unter Umständen finden sich weitere Informationen zu Post-Deadline-Einreichungen auf den Webseiten des entsprechenden Bereichs.

1.8 Was sind Kollaborationen?

Kollaborationen sind Autorenschaften, die getrennt von den Beiträgen gedruckt werden. Dadurch wird Platz bei den Beitragstexten gespart, für die jeweils nur eine streng limitierte Größe zur Verfügung steht. Kollaborationen werden im System durch einen Kollaborationsautor einmal hinterlegt und stehen dann zur Hinzufügung für (viele) Beiträge bereit. Die Identifikation der Kollaborationen erfolgt anhand ihres für die ganze Tagung eindeutigen Namens. Kollaborationen sind nur für Tagungen freigeschaltet, in denen sehr große Autorenschaften auftreten (beispielsweise in der Teilchenphysik).

1.9 Wie kann man einen bereits eingereichten Beitrag ändern?

Vor Ablauf der Einreichungs-Deadline lässt sich der Beitrag mit dem bei der Einreichung erzeugten Schlüssel für Änderungen modifizieren, allerdings ist eine Wartezeit von 8 Stunden nach Einreichung des Beitrags abzuwarten. Nach Ablauf der Einreichungs-Deadline und der Sperrung des Zugriffs durch die inhaltlichen Organisatoren (siehe Frage 1.5) können nur die Organisatoren in absoluten Ausnahmefällen noch Änderungen an den Beiträgen ausführen. Aufgrund des sehr straffen Zeitplans bei der Planung des Programms müssen Änderungswünsche in aller Regel abgelehnt werden.

1.10 Was ist, wenn man nach erfolgter Beitragseinreichung aus unvorhersehbaren Gründen nicht an der Tagung teilnehmen kann?

Vor Ablauf der Einreichungs-Deadline können Beiträge durch die techische Betreuung (siehe Frage 1.4) entfernt werden. Nach Ablauf der Einreichungs-Deadline und der Sperrung des Zugriffs durch die inhaltlichen Organisatoren (siehe Frage 1.5) sollten die Organisatoren schnellstmöglich über Absagen informiert werden. Je nachdem, wann die Nachricht die Organisatoren erreicht, kann gegebenenfalls noch das gedruckte Programm oder eine später aktualisierte Version des Programms angepasst werden. Kurz vor der Tagung kann auf die Weise meist zumindest noch der Sitzungsleiter der entsprechenden Sitzung informiert werden. Unter Punkt 2.4 finden sich weitere Informationen, falls man außerdem zusätzlich schon als Teilnehmer registriert ist und eventuell sogar schon die Tagungsgebühr bezahlt wurde.

2. Teilnehmerregistrierung

2.1 Bin ich nach erfolgter Beitragseinreichung automatisch für die Tagung als Teilnehmer/in registriert?

Nein, Sie sind nicht automatisch für die Tagung als Teilnehmer registiert. Hier geht's zur Teilnehmerregistrierung (https://www.dpg-tagung.de/b08/registration.html).

2.2 Woran erkenne ich, dass meine Registrierung ordnungsgemäß übertragen wurde?

Nach Überprüfung durch die DPG-Geschäftsstelle erhalten Sie kurzfristig eine Bestätigungs-E-Mail mit wichtigen Details zu den Zahlungsmodalitäten.

Sollten Sie keine Bestätigungs-E-Mail erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Frau Roth () oder Frau Theodor ().

2.3 Woran erkenne ich, dass meine Zahlung ordnungsgemäß eingegangen ist?

Der Eingang Ihrer Zahlung wird per E-Mail durch die DPG kurz vor der Tagung bestätigt.

2.4 Was ist, wenn ich nach erfolgter Registrierung und Zahlung aus unvorhersehbaren Gründen nicht an der Tagung teilnehmen kann?

In diesem Fall senden Sie bitte eine E-Mail an Frau Friedrich (). Bei Absage bis zum 20. Februar 2008 erfolgt die Rückzahlung der Tagungsgebühr in voller Höhe. Bei Nichtteilnahme und nachträglicher Rückforderung der Tagungsgebühr ist eine Stornogebühr von 20,- Euro fällig.

2.5 Ist es möglich, dass mein Partner/in mich zu meinem Vortrag kostenfrei begleitet?

Richten Sie Ihr Anliegen unbedingt an die DPG-Geschäftsstelle (Tel. +49-(0)-2224-92320 oder an die Mitarbeiter vor Ort im Tagungsbüro.

3. WE-Heraeus Förderprogramm

3.1 Welche Voraussetzungen müssen für eine Förderung durch die WE-Heraeus-Stiftung erfüllt sein?

Antragsberechtigt im Rahmen des Kommunikationsprogramms sind Autoren/Autorinnen bzw. Koautoren/Koautorinnen eines eingereichten und von der Leitung des zuständigen DPG-Fachgremiums befürworteten Tagungsbeitrags in Form eines Vortrags oder eines Posters. Pro Beitrag kann nur eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer gefördert werden. Unterstützt werden ausschließlich DPG-Mitglieder der Beitragsgruppen E, A und 3 (bei Beitragsgruppe 3: nur Diplomanden, Masterstudierende und Doktoranden). Ausführliche Infos finden Sie hier.

3.2 Welche Unterlagen benötige ich für die Antragstellung?

Bei Antragstellung müssen Sie DPG-Mitglied sein und die Mitgliedsnummer zu Hand haben. Des Weiteren benötigen Sie auch die Seriennummer des eingereichten Tagungsbeitrags (Vortrag oder Poster).

3.3 Woher weiß ich, ob mein elektronischer Antrag eingegangen ist?

Sie erhalten nach einer formalen Überprüfung eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

3.4 Ich habe die Deadline (20.01.2008) zur elektronischen Antragsstellung versäumt. Was nun?

Leider kann in diesem Fall kein Antrag mehr gestellt werden. Bitte erkundigen Sie sich bezügl. einer Bezuschussung der Reisekosten bei Ihrem Institut.

3.5 Wann steht es endgültig fest, ob ich gefördert werden kann oder mein Antrag abgelehnt wurde?

Sie erhalten Ende Januar 2008 eine Bestätigung zur Förderung oder eine Ablehung.

3.6 Welche Unterlagen werden für die Abrechnung benötigt?

Für die Abrechnung benötigen wir das Original der Teilnahmebestätigung mit Bestätigung der An- und Abreise mittels Stempel. Bei Abreise Sie können die Teilnahmebestätigung direkt im Tagungsbüro abgeben. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, nach der Tagung das Original der Teilnahmebestätigung bis spätestens 13. April 2008 bei der DPG-Geschäftsstelle, Hauptstr. 5, 53604 Bad Honnef einzureichen.

3.7 Mein Abreise wurde auf dem Beleg nicht erfasst?

Falls die Abreise nicht gestempelt wurde, senden Sie bitte einen Nachweis (Kopie der Hotelrechnung oder des Bahntickets) - gerne auch per E-Mail an Frau Theodor ().

3.8 Was ist anrechnungsfähig?

20 Euro pro Übernachtung, 24 Euro Tagegeld, 0,18 Euro pro doppeltem Entfernungskilometer (hin und zurück) zwischen Tagungsort und Hochschulort und die Tagungsgebühr. Erstattet werden ausschließlich Fahrtkosten innerhalb Deutschlands. Aus den zur Verfügung stehenden Fördermitteln und den insgesamt von den Tagungsteilnehmern beantragten Zuschüssen wird eine Förderquote ermittelt, die auf maximal 50% der genannten Kosten begrenzt ist.

3.9 Woher weiß ich, dass die Teilnahmebescheinigung der DPG vorliegt und eine Abrechnung erstellt wird?

Nach der Tagung werden die Anträge hinsichtlich der Abrechnung bearbeitet. Danach erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail über den Eingang der Tagungsquittung und Details zu den Grundlagen der Abrechnung.

3.10 Wann wird der Reisekostenzuschuss auf mein Konto überwiesen?

Der Reisekostenzuschuss wird Anfang Mai 2008 auf das angegebene Konto überwiesen.

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